zoomを使えば遠隔開催可能！オンライン・WEB表彰式の設計方法を実例付きでご紹介 - GROWS

最近オンラインの表彰式のご相談を多くいただきました。

かなり実施件数も多くなってきましたので、事例のご紹介をさせていただきます。

色々懸念点は含んでいるかもしれませんが、一番ご相談が多いのはzoomを使った表彰式のご相談です。

今回はzoomを使った表彰式の事例とzoomで実施する際の注意点をまとめます。

オンライン表彰式の準備

まず、オンライン表彰式を開催する際に決めなくてはいけないポイントがありますので、

まずはそのポイントを解説します。

一番最初に考えるのは、どんな会にしたいかなどの目的設定やイメージなどは必須になりますので、

今回は割愛します。

確認ポイント①配信システム選定

まず決めなくてはいけないものは、どの配信システムを使うかを決める必要があります。これはかなり会全体の方向性を決めます。

例えばzoomにするのか？youtubeにするのか？teamsにするのか？

この議論は必ず発生します。

結論としては、どのシステムでも実施は可能です。

ただそれぞれのシステムによって強みが違うのでその特性を理解したうえでシステムを選ぶとより企画イメージに近い表彰式になります。

いくつかパターンをご紹介します。

□ムービーを使ったりしながら進行させたい

断然youtubeなどの配信に特化したシステムをお勧めします。youtube以外にもセキュリティの高いシステムもありますが、

youtubeが一番ベターです。インターフェースもわかりやすいので視聴側も慣れ親しんだフォーマットで配信ができます。

zoomなどの社内会議システムを使うこともできますが、ムービーがカクついたり、止まったりするリスクが高まります。

zoomなどのテレビ会議システムの特徴としては、コミュニケーションに特化しているため、ムービーなどの視聴には向いていません。

□受賞者の表情を見せながらコメントをもらいたい

受賞者の表情を全社員に見せたいなどの企画の場合は、zoomなどの会議システムがお勧めです。

上記のムービーを極力減らし、基本的には進行とコメントのみの場合であれば、zoomなどの会議システムは有効です。

今回実例でご紹介させていただくものもzoomを使ったものになります。

zoomを使ったオンライン表彰式の事例

ここで実例をご紹介させていただきます。

オンラインを使った標識にはいろいろな形がありますが、

今回の企画としては

①メイン会場にいる司会者とそれぞれの自宅にいる受賞者との会話

②各自宅にいるその他受賞者同士の会話

の実現です。

受賞者グループ同士の掛け合いも発生ということで、システムが複雑になる部分もありました。

zoomの基本機能だけでもできないことはないのですが、参加者が数百名様にもなるため、システムが落ちるリスクを想定すると

zoomへの負荷を最小限にする必要がありました。

zoomへの負荷を最小限にするポイントは、映像の合成などの動作をPCとは違う外の環境で作ることが必要です。

システム図はこちらです。

少々わかりずらいかもしれませんが「スイッチャー」という機材を活用しシステムを組み、

配信するzoomへの負荷を最小限にしオンライン表彰式を実現しています。

実際の配信画面はこちらです。

別々のzoomのグループを一つの画面として配信を行っています。

画面上はメイン会場の司会者とAグループ、Bグループの方とが会話をしながら配信をされています。

zoomの基本期のだけすとこのような画面配置ができないため、

PCの外で映像の合成を行い配信をわかりやすく行う工夫を行っています。

また今回の事例としては、メイン会場内に参加者もいらっしゃいましたので返しのモニターを設置し、

メイン会場にいても配信画面がどのように流れているかを視聴しながら会に参加できる環境を作りました。

複数の映像入力をzoomの繋いだPCに入力するとPCへの負荷がかなりかかります。

結果的にPCが落ちてしまったり、zoomが落ちてしまう危険性があります。

本番中にzoomが落ちてしまったらぞっとしますよね・・。

表彰式のタイトルなどの映像を活用するとより効果が高くなります。

こういったリスクを最小限に抑えzoomを使った事例をご紹介させていただきました。

確認ポイント②インターネット環境

確認ポイントに戻ります。

大切なポイントは、インターネット環境です。

もう言わずともですが、インターネット環境によってオンライン表彰式の成功が決まってしまうと言っていいほど大切です。

特にオフィスの会議室などで配信を検討する際には、

以下のポイントをご確認ください。

社内のネット回線の容量
有線が引ける環境の有無
本番日にwifi接続する方の人数調整
youtubeなど外部へのアクセス

最低限、この辺りの確認は必要になってきます。

社内にシステム担当の方がいる場合には、一度相談をしてみると良いかと思います。

企業によっては、youtubeなどへのアクセスが制限がかかっている場合もあります。

その場合には解除手続きを行ってもらう必要があります。

確認ポイント➂進行台本の整理

オンライン表彰式では進行台本が生命線となります。

もちろんオフラインのイベントも同様なのですが、オンラインはそれ以上に台本が大切になります。

その大きな理由としては、視聴者にとっては画面が全てになるので画面の切り替え、カメラワークなどがとても重要なポイントとなります。

むしろそれ以外に注力ポイントがなくなるため、ちょっとした異変に気付きます。

台本上で画面進行を丁寧に設計することで、より計画性のあるイベントの運営が可能になります。

GROWSでは、「vision live」という配信に特化したサービスをご用意しています。

是非、ご活用ください。

Vision Liveのご紹介

GROWSでは、オンラインに特化したイベント企画サービスを展開しています。

今回ご紹介させていただいたサービス、その他企画をトータルでプロデュース致します。

社長の思いをオンラインで届けたい

会社の方針や経営戦略を共有したい

表彰式を行いたい

セミナーを開催したい

ワークショップを開催したい

社内会議で使っているシステムを使いたい（zoom/teamsなど）

セキュリティなども考慮した企画を行いたい

など、企画に応じてすべてのご要望に応える形でカスタマイズが可能です。

御社の思いを形にするオンラインサービスを是非、お試しください。

GROWSでは、オンラインに特化した企画を多数ご用意していますので、

一度ご相談ください。