社内イベント担当者なら知っておきたい運営マニュアルの基礎。テンプレート公開

社内イベントの担当者さんには、

当日を迎えるにあたって、多くの情報を収集する必要があります。

各担当部署や関係者にリハーサルの時間を伝えたり、持ち込んでもらう備品を整理したり、

どのポジションで何をやってもらうかを割り振ったりと。

沢山の情報が行き交います。特に社内メールや社内の連絡ツールを使ってやり取りすることが多いのでは、

ないでしょうか？

そんなときに活躍するのが、イベント運営マニュアルです。

運営マニュアルを整理し、情報が記載されていると、関係各所にはマニュアルを共有し、

決定事項等はマニュアルに記載していくという流れで、情報の抜け漏れ防止や伝達のミスマッチを防ぐことが

出来ます。

イベントの成功の為には、運営マニュアルの作成は欠かせない存在ですね。

しかし、その運営マニュアルをどうやって書けばいいの？

何を書けばいいの？

と相談を頂きます。

今回は、運営マニュアルに記載すべきことと、そのテンプレートのご紹介をいたします。

■何はなくとも開催概要

イベントの趣旨、イベントのタイトル、会場情報、参加人数、開催日時、開催時間など、

イベントの基本となる情報を整理しておきましょう。

特に趣旨となる部分は、スタッフ全員に共有をすべく、しっかりと記載しましょう。

参加者にきちんと情報共有する為にも、まずはスタッフから徹底させていきましょう。

■これもないと始まりません会場レイアウト

会場のレイアウトは絶対にはずせません。

まずは、会場内をどのように使うのかはしっかりと確認しましょう。

会場内にどんな備品があって、何を持ち込んで、どこに置くか。

会場レイアウトをしっかりと決めましょう。

想定してたレイアウトと、実際に並べた結果のレイアウトでは、

想定より机が入らないというようなこともあります。

参加人数の想定もしておきながら、会場内をどのように作るかを考えましょう。

そして、舞台と呼ばれる会場の前方に位置する部分は、機材を中心に何が備品としてあるのか？

どんな演出をするのか?何が有料で無料なのか？

マイク環境も有線が何本あって、無線が何本あってなど、

しっかり確認する必要ありますね。

会場からヒアリングした内容は、早い段階で確定し、マニュアルに落とし込むことをお勧めしています。

早めに会場のレイアウトが固まると、気持ち的にも安心しますよね。

■大切な運営体制図

当日の運営に必要な人員を割り出しましょう。

どこに何人配置をし、どんな役割で何をやってもらうのかを決め。

スタッフを当て込みましょう。

運営体制図には、緊急の場合なども加味して連絡先を記載したりすることもお勧めします。

人員体制図が決まってくると、社内にサポートの依頼なども具体的にしやすくなります。

■当日のタイムスケジュールと本番プログラム

レイアウトが決まり、人員が決まり、誰がどの時間帯に何をやっているかは、

タイムスケジュールに落とし込みましょう。

実際に、本番の時間だけでなくリハーサルの時間、荷物の搬入時間、機材設置の時間など、

30分対んでもいいので設計しましょう。

そうすると、実は前日から仕込みの時間を検討したほうがいいのかなどの課題が浮かび上がってきます。

イベント本番の中身だけでなく、その前後まで計画することがとても大事です。

■忘れてはいけない備品一覧

誰が何の荷物を持ってくるのかを明確にしてリスト化しましょう。

持ち物がお見合いになってしまい、当日に忘れてしまったなどとなっては、大参事です。

そんな事故が起こらぬよう備品リストは必ず作成し抜け漏れをなくしていきましょう。

最後に

いかがでしたでしょうか？

実はこのイベントマニュアルを作るのは、かなり時間と労力を必要とします。

イベントを細部まで設計することになりますので、かなりのパワーがかかってしまうのです。

なかなかここまで時間がかけられない。

というご担当者様にテンプレートをご用意しております。

参考の資料としてご活用いただければと思います。

お問い合わせページよりご相談ください。

また、GROWSではイベントマニュアルの制作代行も行っております。

是非ご相談ください。

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GROWSでは、「会社行事.com」という、社内イベントの企画コンテンツサイトを運営しています。

是非、こちらも併せご覧ください。

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